Guía paso a paso para redactar el inventario de una vivienda en alquiler: qué debe incluir, cómo documentarlo con fotos y por qué te protege ante posibles daños o reclamaciones de fianza.
Cuando entregas las llaves a un inquilino, el estado en el que se encuentra la vivienda y todo lo que hay dentro deja de estar «solo en tu cabeza» para convertirse en un documento. En el artículo anterior («Software de gestión de alquileres: comparativa de las mejores opciones») vimos herramientas que facilitan la gestión documental; el inventario es precisamente uno de esos documentos que conviene tener bien hecho desde el primer día, porque es la prueba que te protege a ti (y también al inquilino) cuando llega el momento de devolver la fianza.
Aviso importante: este artículo tiene fines informativos y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Aunque hablamos de buenas prácticas contrastadas, revisa siempre que el modelo que utilices se ajuste a tu caso concreto y, si tienes dudas legales, consulta con un abogado o gestor especializado.
1. Qué es el inventario de una vivienda alquilada y para qué sirve
El inventario es un documento que recoge, de forma detallada, el estado del inmueble y de todo su mobiliario y enseres en el momento de la entrega al inquilino. No es obligatorio por ley redactarlo (salvo que el propio contrato lo exija como anexo), pero es una de las mejores herramientas de protección para ambas partes:
- Permite al propietario justificar descuentos de la fianza si al final del contrato hay daños que no corresponden al desgaste normal por el uso.
- Permite al inquilino evitar que se le atribuyan desperfectos que ya existían antes de mudarse.
- Sirve de referencia objetiva en caso de conflicto o mediación, evitando discusiones basadas solo en la memoria de cada parte.
2. Cuándo hay que hacerlo
El inventario debe redactarse en dos momentos clave:
- Al inicio del contrato, junto con la firma del contrato o en el mismo acto de entrega de llaves.
- Al finalizar el contrato, para comparar el estado de salida con el de entrada y decidir si procede o no descontar algo de la fianza.
Sin el inventario de entrada, no tienes con qué comparar el estado final, así que el de salida pierde buena parte de su utilidad.
3. Qué debe incluir un inventario completo
3.1 Datos generales
- Dirección completa del inmueble.
- Fecha de realización del inventario.
- Nombre completo y DNI/NIE del propietario y del inquilino.
- Referencia al contrato de alquiler al que corresponde (número de contrato o fecha de firma).
- Firma de ambas partes (o, si se hace de forma telemática, aceptación expresa por ambas).
3.2 Estado general de la vivienda por estancias
Conviene recorrer la vivienda estancia por estancia (salón, cocina, dormitorios, baños, terraza, trastero si lo hay) y anotar:
- Estado de paredes, techos y suelos (pintura, humedades, grietas, arañazos).
- Estado de puertas y ventanas, incluidas cerraduras y persianas.
- Estado de instalaciones visibles: enchufes, interruptores, radiadores, aire acondicionado.
3.3 Mobiliario y electrodomésticos
Si la vivienda se alquila amueblada, es aquí donde más detalle hay que poner, porque suele ser la fuente principal de discrepancias al final del contrato:
- Listado de cada mueble por estancia (por ejemplo: «salón: sofá de 3 plazas, mesa de centro, estantería»).
- Electrodomésticos, con marca y modelo si es posible, y una nota de su estado de funcionamiento en el momento de la entrega.
- Menaje de cocina, ropa de cama o utensilios, si se incluyen en el alquiler.
- Estado concreto de cada elemento: nuevo, buen estado, con desperfectos (especificando cuáles).
3.4 Contadores y suministros
- Lectura de los contadores de agua, luz y gas en el momento de la entrega de llaves.
- Datos de las compañías suministradoras, si el inquilino va a hacerse cargo de los contratos.
3.5 Llaves y accesos
- Número de juegos de llaves entregados (vivienda, portal, buzón, trastero, garaje).
- Mandos a distancia (garaje, portero automático) si los hay.
4. Cómo documentarlo correctamente
Un inventario solo en texto es útil, pero un inventario con fotografías fechadas de cada estancia y de cualquier desperfecto ya existente es mucho más difícil de discutir después. Algunas recomendaciones prácticas:
- Haz fotos generales de cada estancia y fotos de detalle de cualquier marca, arañazo o desperfecto visible.
- Si es posible, incluye la fecha en la propia foto (muchos móviles permiten activar la marca de fecha automáticamente) o al menos guárdalas con la fecha correcta en el nombre del archivo.
- Guarda el inventario firmado y las fotos en el mismo lugar donde archivas el contrato y el resto de documentación de la vivienda, para no tener que buscarlo bajo presión si surge un conflicto al final del contrato.
- Si usas un software de gestión de alquileres, aprovecha su gestión documental para adjuntar el inventario y las fotos directamente al expediente del inmueble.
5. Cómo usarlo al finalizar el contrato
Al terminar el alquiler, repite el mismo recorrido estancia por estancia comparando con el inventario inicial:
- Diferencia entre desgaste normal por el uso (que no se puede descontar de la fianza) y daños imputables al inquilino (que sí pueden justificar una retención parcial o total de la fianza).
- Si hay diferencias, documenta también el estado de salida con fotos, de la misma forma que hiciste al principio.
- Comunica cualquier descuento de fianza de forma clara y, si puedes, acompañado de la factura o presupuesto de la reparación correspondiente.
6. Errores más comunes al hacer el inventario
- No hacerlo por escrito y confiar solo en lo que «se recuerda» al final del contrato.
- Hacerlo demasiado genérico («cocina: en buen estado») sin detallar electrodomésticos ni mobiliario concreto.
- No incluir fotos, quedándose solo con la descripción textual.
- No hacer firmar el inventario al inquilino, lo que le resta fuerza como prueba en caso de discrepancia.
- No repetir el mismo proceso al final del contrato, perdiendo la posibilidad de comparar el estado de entrada y salida.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio por ley hacer un inventario? No existe una obligación legal general de hacerlo, pero es muy recomendable, especialmente si la vivienda se alquila amueblada, y muchos contratos ya lo incluyen como anexo obligatorio.
¿Puedo usar el inventario para descontar cualquier desperfecto de la fianza? No. Solo puedes descontar daños imputables al inquilino, no el desgaste normal derivado del uso habitual de la vivienda a lo largo del contrato.
¿Sirve un inventario sin fotos? Sirve, pero tiene menos fuerza probatoria que uno acompañado de fotografías fechadas, sobre todo si al final del contrato hay discrepancia sobre el estado de algún elemento.
¿Quieres seguir organizando la gestión de tu alquiler? En la categoría de Gestión y administración de alquileres tienes el resto de artículos de esta guía, incluyendo qué hacer si el inquilino causa daños en la vivienda y qué documentos pedir antes de firmar el contrato.¿Seguimos con el siguiente artículo de la lista o quieres que ajuste algo de este?